Integritetspolicy för OffertAI

Senast uppdaterad: 25 september 2026

Den här policyn beskriver hur vi behandlar personuppgifter när du använder OffertAI på offertai.tech, och vilka rättigheter du har. Vi har skrivit den så att den stämmer med hur tjänsten faktiskt fungerar.

1. Vem ansvarar för dina personuppgifter?

OffertAI drivs av Kakashi Labs AB (under bildning), Tellusplatsen 3A, 554 63 Jönköping. Organisationsnumret anges här när bolaget är registrerat. Kontakt i frågor om personuppgifter: olssonjr@icloud.com, 073-985 42 63.

Innan bolaget är registrerat. Tills Kakashi Labs AB är registrerat hos Bolagsverket ingås avtalen, och personuppgiftsansvaret bärs, av Jonas Olsson, Tellusplatsen 3A, 554 63 Jönköping, för bolagets räkning enligt 2 kap. 25–26 §§ aktiebolagslagen (2005:551). När bolaget registreras övergår avtalen och personuppgiftsansvaret till bolaget. Med "vi" i den här policyn menas Jonas Olsson fram till registreringen och bolaget därefter.

Vi har två olika roller beroende på vems uppgifter det gäller:

• Personuppgiftsansvariga är vi för uppgifter om dig som använder OffertAI, alltså företaget som har ett konto och de personer som loggar in, samt för uppgifter om betalningar och bokföring.
• Personuppgiftsbiträde är vi för de uppgifter du som användare lägger in om dina egna kunder, till exempel kundregister, offerter och kundernas svar. Då är ditt företag personuppgiftsansvarigt, och vi behandlar uppgifterna bara för att leverera tjänsten, enligt dina instruktioner och det personuppgiftsbiträdesavtal som ingår i våra användarvillkor.

2. Uppgifter om dig som använder OffertAI

Vi skickar bara mejl som hör till tjänsten, till exempel bekräftelse av e-postadress, återställning av lösenord och notiser om dina offerter. Vi skickar inga nyhetsbrev eller reklam. Vill vi göra det i framtiden ber vi först om ditt samtycke.

Aktiveringsmejl. Under de första veckorna kan du få högst tre korta mejl som hjälper dig i gång: en påminnelse om att bekräfta e-postadressen om det inte gjorts efter ett dygn, ett tips om att skapa din första offert om du inte gjort det efter ett dygn, och ett förslag att skicka en testoffert till dig själv om ingen offert skickats tre dagar efter den första. Varje mejl skickas högst en gång. Vi använder din e-postadress, när kontot skapades och om de här stegen gjorts. Rättslig grund är berättigat intresse: att du ska komma i gång med tjänsten du registrerat dig för. Tipset och förslaget har en länk för avregistrering, och du kan också mejla oss; efter en avregistrering skickas inga fler sådana mejl. Påminnelsen om att bekräfta e-postadressen är en ny bekräftelselänk och skickas bara en gång. Att du avregistrerat dig sparas på kontot så länge det finns.

3. Uppgifter om dina kunder (vi som personuppgiftsbiträde)

När du använder OffertAI behandlar vi följande uppgifter för ditt företags räkning:

• Kundregister: namn, företag, e-post, telefon, adress, organisationsnummer och anteckningar.
• Offerter: jobbeskrivning, rader, priser, villkor och PDF.
• Händelser: när offerten skickades, när den öppnades via länken, om den accepterades eller avvisades, samt frågor och meddelanden från kunden. Vi sparar tidpunkten när offerten öppnas, men inte kundens IP-adress (utöver de kortvariga tekniska loggarna hos vår driftsleverantör, se avsnitt 2).
• Godkännanden och ånger: en kopia av offerten som den såg ut när kunden godkände den, kundens eventuella begäran om att arbetet ska börja under ångerfristen, sista dag att ångra sig, när arbetet markerats som slutfört och, om kunden ångrar sig, tidpunkten, namnet och e-postadressen som kunden angav.
• E-postlogg: mottagare, ämne, text och leveransstatus för mejl som skickas via tjänsten, till exempel offerter och påminnelser. Offerter och påminnelser skickas med ditt företagsnamn som avsändare och din e-postadress som svarsadress.
• Fixaren: förfrågningar som du klistrar in, Fixarens sammanfattningar och förslag, och loggen över vad som föreslagits och utförts.
• Omdömen: förfrågan om omdöme, kundens omdöme och eventuella samtycke till publicering, samt tidpunkten om kunden tackat nej till fler förfrågningar via länken i mejlet (då skickas inga fler förfrågningar till kunden).
• Projektfiler: foton och dokument som laddas upp i ett projekt (under Filer och i dagboken), foton i formulär och egenkontroller och, när den funktionen införs, fotograferade kvitton. Foton från arbetsplatsen kan visa kundens hem och personer som råkar komma med på bilden. Med varje fil sparas vem som laddade upp den, när, en eventuell bildtext och vilket projekt den hör till. Filerna sparas så länge kontot finns eller tills de raderas i tjänsten; ett foto i ett signerat formulär kan inte raderas för sig, eftersom formuläret ska stå som det signerades, utan raderas med kontot. När kontot avslutas raderas filerna inom 30 dagar (avsnitt 7). Filer som inte längre hör till något projekt eller konto, till exempel en uppladdning som aldrig slutfördes, rensas automatiskt dagligen.
• Uppladdade prislistor och materialregister: filen du laddar upp när du importerar en prislista (Excel, CSV, PDF eller foto av en prislista) och ursprungsfilnamnet, samt vem som laddade upp den och när. Själva filen tas bort när importen är klar (inläst) – posten med filnamn, antal rader och tidpunkt finns kvar. Produkterna som importeras från prislistan (namn, handlare, artikelnummer, EAN och inköpspris) sparas i ditt materialregister. Uppgifterna sparas tills du raderar importen eller kontot avslutas. En import som inte slutförts (granskad och inläst) inom ett dygn rensas automatiskt.
• Branschsnitt för inköpspriser (valfritt): väljer du att dela anonymiserade inköpspriser (i inställningarna) räknas dina aktiva produkters priser in i ett gemensamt aggregat (medianpris, och kvartiler från tio deltagande företag) per artikel, region och enhet, tillsammans med minst fyra andra företag som också valt att dela. Aggregatet visar aldrig vilket företag som ligger bakom ett pris, bara ett sammanräknat tal per grupp av deltagande företag. Med få deltagare (lägst fem) kan medianen ändå sammanfalla med ett enskilt företags verkliga pris – det är priset som anonymiseras genom att inte kunna knytas till ett namn, inte genom att aldrig kunna förekomma i uträkningen. Du ser branschsnittet i materialregistret bara så länge du själv har valt att dela; stänger du av delningen slutar dina priser räknas in nästa gång aggregatet räknas om (en gång per dygn), men ett redan beräknat gemensamt tal kan inte i efterhand delas upp för att ta bort just ditt bidrag.

Kolleger i samma företag. Bjuder kontoinnehavaren in kolleger till företaget ser alla medlemmar i företaget företagets uppgifter ovan: kundregister, offerter, händelser, e-postlogg, Fixaren och projektfiler. En inbjudan sparar kollegans e-postadress, vem som bjöd in och när; länken i inbjudan sparas bara som hash. Ett företag kan aldrig se ett annat företags uppgifter.

Om du har fått en offert via OffertAI är det företaget som skickade den som är personuppgiftsansvarigt för offerten och dina uppgifter i den. Vi behandlar uppgifterna för företagets räkning som personuppgiftsbiträde. Omdömen som du väljer att publicera är ett undantag, se avsnitt 4.

Är du kund till ett företag som använder OffertAI och har frågor om dina uppgifter, vänd dig i första hand till det företaget. Det är personuppgiftsansvarigt, och vi hjälper det att besvara din begäran.

3 a. Vad som skickas till vår AI-leverantör Anthropic

Följande funktioner skickar text till Anthropic, som behandlar den i USA och svarar med ett förslag. Enligt Anthropics kommersiella villkor används uppgifterna inte för att träna deras AI-modeller. AI:n sätter aldrig priser; priserna är alltid tomma i utkasten och fylls i av dig.

Maskeringen görs i alla flöden ovan. Vi gör dessutom en sista kontroll direkt före anropet: ser texten fortfarande ut att innehålla ett personnummer eller en fastighetsbeteckning skickas den inte alls. Det gäller också uppgifter som bransch, företagsnamn och projektnamn. Maskeringen tar hellre bort för mycket än för lite, men den bygger på mönster och kan inte garantera att varje uppgift känns igen.

Utöver svarsförslagen på kundfrågor och sorteringen av mejl till Fixarens inkorg, som Fixaren gör automatiskt från första gången du öppnar Fixaren eller dess inställningar och så länge den inte är pausad, skickas ingenting till Anthropic utan att du själv använder någon av funktionerna ovan. Svaren från AI:n är förslag: du granskar dem, och Fixaren kan aldrig sätta priser, skicka en offert eller signera (se användarvillkoren, punkt 3 a).

4. Cookies

Vi använder bara cookies som behövs för att du ska kunna logga in och förbli inloggad. De sätts när du loggar in och tas bort när du loggar ut. Vi använder inga cookies för analys, marknadsföring eller spårning. Vi sätter heller ingen cookie för att komma ihåg varifrån du kom till webbplatsen; källan sparas bara med kontot om du registrerar dig (avsnitt 2).

Säkerhetskontroll (Cloudflare Turnstile). På registreringssidan, i provet utan konto och i demoformuläret på startsidan körs Cloudflares säkerhetskontroll i din webbläsare. Den samlar in tekniska signaler om webbläsaren och enheten och kan läsa och spara sådana uppgifter i webbläsaren så länge kontrollen pågår. Det behövs för att skydda tjänsten mot automatiserat missbruk och används inte för reklam eller spårning mellan webbplatser. När formuläret skickas kontrollerar vår server svaret hos Cloudflare och skickar då med din IP-adress, som Cloudflare använder för att bedöma risken. Vi sparar inget av det. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att skydda tjänsten.

Röstinmatning. Du kan prata in ett jobb i stället för att skriva. Tal till text sköts av din webbläsare eller telefon, inte av OffertAI – vi tar aldrig emot något ljud. I Google Chrome skickar webbläsaren ljudet till Googles taligenkänning; i Safari och i telefonens egen diktering gäller Apples eller Googles villkor. Vill du undvika det kan du skriva i stället. Bara den färdiga texten når oss.

Omdömen. När en kund har godkänt en offert kan hantverkaren be kunden om ett omdöme om offerten. Kunden väljer själv om omdömet får publiceras. Gör hon det visas betyget, texten, förnamnet och orten på offertai.tech; vi är då personuppgiftsansvariga för publiceringen (fram till bolagets registrering Jonas Olsson, se avsnitt 1; kontakt olssonjr@icloud.com), och den rättsliga grunden är kundens samtycke. Samtycket kan återkallas när som helst via länken i omdömet, och då tas det bort från webbplatsen. Utan samtycke går omdömet bara till hantverkaren.

För att se hur många som besöker webbplatsen och vilka sidor som används använder vi Vercel Web Analytics. Den sätter inga cookies och sparar inga uppgifter på din enhet. Besök räknas i sammanställd form: en besökare känns igen med ett hashvärde som skapas från anropet och kastas efter 24 timmar, och uppgifterna kan inte kopplas till dig. Bara våra publika sidor mäts – aldrig appen efter inloggning och aldrig kundernas offertlänkar.

När du betalar ett abonnemang sker det på Stripes betalsida, som sätter egna cookies enligt Stripes integritetspolicy.

5. Vilka som får del av uppgifterna

Vi säljer aldrig personuppgifter. Uppgifterna behandlas av leverantörer som hjälper oss att driva tjänsten. Med våra personuppgiftsbiträden (underbiträden för uppgifter om dina kunder) har vi avtal som reglerar hur uppgifterna får behandlas. Undantaget är Apple, där vår e-postinkorg ligger: Apple behandlar mejlen i inkorgen enligt sina egna villkor för iCloud, och vi har inget särskilt avtal om behandlingen med Apple.

Vi kan också behöva lämna ut uppgifter till myndigheter om lagen kräver det.

6. Överföring utanför EU/EES

Anthropic behandlar uppgifter i USA, Cloudflare behandlar uppgifterna från säkerhetskontrollen i sitt globala nätverk, bland annat i USA, och mejlen i vår inkorg hos Apple (iCloud Mail) kan överföras till Apple Inc. i USA, enligt EU-kommissionens standardavtalsklausuler som Apple anger i sin integritetspolicy. Flera av våra övriga leverantörer har amerikanska moderbolag som i undantagsfall, till exempel vid support eller felsökning, kan komma åt uppgifter från USA. Sådana överföringar skyddas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler i våra avtal med leverantörerna, och i förekommande fall av att leverantören är certifierad enligt EU–US Data Privacy Framework.

7. Hur länge vi sparar uppgifterna

• Konto, företag, kundregister, offerter, händelser och e-postlogg sparas så länge ditt konto finns, om du inte raderar dem tidigare. Du kan när som helst radera kunder och offerter i tjänsten.
• Projektfiler (foton, dokument, formulärfoton och, när den funktionen införs, kvitton) sparas så länge kontot finns eller tills de raderas i tjänsten. Filer som inte längre hör till något projekt eller konto, eller en uppladdning som inte slutfördes inom ett dygn, rensas automatiskt dagligen.
• Uppladdade prislistor och materialregister sparas tills du raderar importen eller tar bort produkten, eller tills kontot avslutas. En import som inte slutförts inom ett dygn (filen och de olästa raderna) rensas automatiskt dagligen.
• Branschsnittet för inköpspriser räknas om en gång per dygn ur de företag som just då valt att dela. Ditt bidrag till aggregatet försvinner därför automatiskt vid nästa omräkning om du stänger av delningen; det redan beräknade talet i sig sparas utan tidsgräns, eftersom det inte visar vilket företag som ligger bakom det.
• När du avslutar ditt konto raderar vi uppgifterna inom 30 dagar. Undantaget är räkenskapsinformation om betalningar, som vi enligt bokföringslagen måste spara i 7 år.
• Säkerhetskopior: raderade uppgifter i databasen kan finnas kvar i våra dagliga säkerhetskopior i upp till 7 dagar innan de skrivs över. Uppladdade filer, till exempel projektfiler, ingår inte i säkerhetskopiorna och är borta när de har raderats.
• Mejl till oss och demoförfrågningar ligger i vår inkorg hos Apple tills ärendet är avslutat. Vi raderar dem för hand, senast 12 månader efter den sista kontakten.
• Missbruksräknare raderas dagligen när räknarens fönster är äldre än ett dygn, alltså efter högst två dygn.
• AI-förbrukningen (en rad per AI-anrop, se avsnitt 2) raderas automatiskt när den är 13 månader gammal, och tidigare om kontot avslutas.

8. Så skyddar vi uppgifterna

• All trafik till och från tjänsten är krypterad (HTTPS).
• Databasen och filerna lagras i EU (Stockholm).
• Varje företags uppgifter är åtskilda i databasen med behörighetskontroll, så att ett företag aldrig kan se ett annat företags uppgifter.
• Lösenord lagras bara i hashad form.
• Länkar till offerter är långa slumpmässiga koder som inte går att gissa, och en ny länk skapas om offerten ändras efter utskick.
• Antalet försök och anrop begränsas för att förhindra missbruk. IP- och e-postadresser i räknarna lagras bara som nyckelbaserad hash.
• Personnummer och fastighetsbeteckningar maskeras i alla AI-flöden innan texten skickas till AI-leverantören, och i Fixarens flöden och dagboken redan innan texten sparas.
• Databasen säkerhetskopieras dagligen. Uppladdade filer (logotyper, namnteckningar, uppladdade dokument och projektfiler, till exempel foton och formulärfoton) ingår inte i den säkerhetskopieringen.
• Bara behöriga personer hos oss har tillgång till uppgifterna, och bara när det behövs för att driva tjänsten eller ge support.

9. Automatiserade beslut

Vi fattar inga beslut med rättsliga följder eller liknande betydande påverkan enbart genom automatiserad behandling. AI används bara som hjälpmedel för att ta fram förslag. De åtgärder som Fixaren kan utföra automatiskt – till exempel påminnelser till dig eller ett uppföljningsmejl till en kund – sker bara om du själv har slagit på dem, och pris, utskick av offerter och signering görs alltid av dig.

10. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få en kopia av dem (registerutdrag),
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få uppgifter raderade,
• begära att behandlingen begränsas,
• få ut uppgifter du har lämnat till oss i ett maskinläsbart format (dataportabilitet),
• invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse.

Kontakta oss på olssonjr@icloud.com. Vi svarar inom en månad.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

11. Barn

OffertAI riktar sig till företag och är inte avsedd för personer under 18 år.

12. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera policyn, till exempel om tjänsten eller våra leverantörer ändras. Datumet överst visar när den senast ändrades. Vid väsentliga ändringar meddelar vi dig i tjänsten eller via e-post innan ändringen börjar gälla.