Integritetspolicy för OffertAI
Senast uppdaterad: 20 september 2026
Den här policyn beskriver hur vi behandlar personuppgifter när du använder OffertAI på offertai.tech, och vilka rättigheter du har. Vi har skrivit den så att den stämmer med hur tjänsten faktiskt fungerar.
1. Vem ansvarar för dina personuppgifter?
OffertAI drivs av Kakashi Labs AB (org.nr 556777-5215), Tellusplatsen 3A, 554 63 Jönköping. Kontakt i frågor om personuppgifter: olssonjr@icloud.com, 073-985 42 63.
Vi har två olika roller beroende på vems uppgifter det gäller:
- Personuppgiftsansvariga är vi för uppgifter om dig som använder OffertAI, alltså företaget som har ett konto och de personer som loggar in, samt för uppgifter om betalningar och bokföring.
- Personuppgiftsbiträde är vi för de uppgifter du som användare lägger in om dina egna kunder, till exempel kundregister, offerter och kundernas svar. Då är ditt företag personuppgiftsansvarigt, och vi behandlar uppgifterna bara för att leverera tjänsten, enligt dina instruktioner och det personuppgiftsbiträdesavtal som ingår i våra användarvillkor.
2. Uppgifter om dig som använder OffertAI
| Uppgifter | Varför | Rättslig grund | Hur länge |
|---|---|---|---|
| Namn, e-postadress och lösenord. Lösenordet lagras bara i krypterad (hashad) form och kan inte läsas av oss. | Skapa och administrera ditt konto, logga in, bekräfta e-postadressen och återställa lösenordet. | Avtal | Så länge kontot finns |
| Företagsuppgifter: företagsnamn, organisationsnummer, kontaktperson, telefon, e-post, adress, bransch och logotyp, samt inställningar som avsändarnamn, signatur och standardtexter. | Visas på dina offerter, i PDF:er och i mejl som skickas i ditt namn. | Avtal | Så länge kontot finns |
| Abonnemang: plan, status, periodens slut och ett kund-id hos vår betalleverantör Stripe. Kortuppgifter hanteras bara av Stripe; vi ser dem aldrig. | Ta betalt, hantera ditt abonnemang och bokföra betalningar. | Avtal och rättslig förpliktelse (bokföringslagen) | Så länge kontot finns; räkenskapsinformation i 7 år |
| Användning: antal offerter per månad och räknare som begränsar antalet AI-anrop och svar via offertlänkar. Räknarna innehåller inga IP-adresser. | Plangränser, drift och skydd mot missbruk och överbelastning. | Berättigat intresse | Offerträknaren så länge kontot finns; missbruksräknarna högst ett dygn |
| Tekniska loggar hos våra driftsleverantörer, som kan innehålla IP-adress, tidpunkt och vilken sida som anropades. | Drift, felsökning och säkerhet. | Berättigat intresse | Kort tid enligt leverantörens rutiner |
| Det du skriver när du kontaktar oss. | Svara på frågor och ge support. | Berättigat intresse | Så länge ärendet kräver, högst 12 månader |
Vi skickar bara mejl som hör till tjänsten, till exempel bekräftelse av e-postadress, återställning av lösenord och notiser om dina offerter. Vi skickar inga nyhetsbrev eller reklam. Vill vi göra det i framtiden ber vi först om ditt samtycke.
3. Uppgifter om dina kunder (vi som personuppgiftsbiträde)
När du använder OffertAI behandlar vi följande uppgifter för ditt företags räkning:
- Kundregister: namn, företag, e-post, telefon, adress, organisationsnummer och anteckningar.
- Offerter: jobbeskrivning, rader, priser, villkor och PDF.
- Händelser: när offerten skickades, när den öppnades via länken, om den accepterades eller avvisades, samt frågor och meddelanden från kunden. Vi sparar tidpunkten när offerten öppnas, men inte kundens IP-adress (utöver de kortvariga tekniska loggarna hos vår driftsleverantör, se avsnitt 2).
- E-postlogg: mottagare, ämne, text och leveransstatus för mejl som skickas via tjänsten, till exempel offerter och påminnelser. Offerter och påminnelser skickas med ditt företagsnamn som avsändare och din e-postadress som svarsadress.
AI: Den jobbeskrivning du skriver när du väljer "Skapa med AI" skickas till vår AI-leverantör Anthropic, som strukturerar den till ett offertutkast. Enligt Anthropics kommersiella villkor används uppgifterna inte för att träna deras AI-modeller. Skriv därför inte känsliga personuppgifter, till exempel om hälsa, i beskrivningen. AI:n sätter aldrig priser och fattar inga beslut; du granskar och ändrar alltid utkastet innan något skickas.
Är du kund till ett företag som använder OffertAI och har frågor om dina uppgifter, vänd dig i första hand till det företaget. Det är personuppgiftsansvarigt, och vi hjälper det att besvara din begäran.
4. Cookies
Vi använder bara cookies som behövs för att du ska kunna logga in och förbli inloggad. De sätts när du loggar in och tas bort när du loggar ut. Vi använder inga cookies för analys, marknadsföring eller spårning, och inga sådana verktyg från tredje part.
När du betalar ett abonnemang sker det på Stripes betalsida, som sätter egna cookies enligt Stripes integritetspolicy.
5. Vilka som får del av uppgifterna
Vi säljer aldrig personuppgifter. Uppgifterna behandlas av leverantörer som hjälper oss att driva tjänsten. De är våra personuppgiftsbiträden (underbiträden för uppgifter om dina kunder), och vi har avtal med dem som reglerar hur uppgifterna får behandlas.
| Leverantör | Uppgift | Var uppgifterna lagras |
|---|---|---|
| Supabase | Databas, inloggning och fillagring (logotyper) | EU (Stockholm) |
| Vercel | Drift av webbplatsen och servrarna | Servrarna i EU (Stockholm); sidorna levereras via Vercels globala nätverk |
| Anthropic | AI-strukturering av jobbeskrivningar | USA |
| Resend | Utskick av e-post | EU (Irland) |
| Stripe | Betalningar, när du betalar för ett abonnemang | EU (Irland) |
Vi kan också behöva lämna ut uppgifter till myndigheter om lagen kräver det.
6. Överföring utanför EU/EES
Anthropic behandlar uppgifter i USA. Flera av våra övriga leverantörer har amerikanska moderbolag som i undantagsfall, till exempel vid support eller felsökning, kan komma åt uppgifter från USA. Sådana överföringar skyddas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler i våra avtal med leverantörerna, och i förekommande fall av att leverantören är certifierad enligt EU–US Data Privacy Framework.
7. Hur länge vi sparar uppgifterna
- Konto, företag, kundregister, offerter, händelser och e-postlogg sparas så länge ditt konto finns, om du inte raderar dem tidigare. Du kan när som helst radera kunder och offerter i tjänsten.
- När du avslutar ditt konto raderar vi uppgifterna inom 30 dagar. Undantaget är räkenskapsinformation om betalningar, som vi enligt bokföringslagen måste spara i 7 år.
- Säkerhetskopior: raderade uppgifter kan finnas kvar i våra säkerhetskopior i upp till 7 dagar innan de skrivs över.
- Missbruksräknare raderas efter högst ett dygn.
8. Så skyddar vi uppgifterna
- All trafik till och från tjänsten är krypterad (HTTPS).
- Databasen och filerna lagras i EU (Stockholm).
- Varje företags uppgifter är åtskilda i databasen med behörighetskontroll, så att ett företag aldrig kan se ett annat företags uppgifter.
- Lösenord lagras bara i hashad form.
- Länkar till offerter är långa slumpmässiga koder som inte går att gissa, och en ny länk skapas om offerten ändras efter utskick.
- Antalet försök och anrop begränsas för att förhindra missbruk.
- Databasen säkerhetskopieras dagligen.
- Bara behöriga personer hos oss har tillgång till uppgifterna, och bara när det behövs för att driva tjänsten eller ge support.
9. Automatiserade beslut
Vi fattar inga beslut med rättsliga följder eller liknande betydande påverkan enbart genom automatiserad behandling. AI används bara som hjälpmedel för att föreslå hur en offert kan struktureras.
10. Dina rättigheter
Du har rätt att:
- få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få en kopia av dem (registerutdrag),
- få felaktiga uppgifter rättade,
- få uppgifter raderade,
- begära att behandlingen begränsas,
- få ut uppgifter du har lämnat till oss i ett maskinläsbart format (dataportabilitet),
- invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse.
Kontakta oss på olssonjr@icloud.com. Vi svarar inom en månad.
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.
11. Barn
OffertAI riktar sig till företag och är inte avsedd för personer under 18 år.
12. Ändringar i policyn
Vi kan uppdatera policyn, till exempel om tjänsten eller våra leverantörer ändras. Datumet överst visar när den senast ändrades. Vid väsentliga ändringar meddelar vi dig i tjänsten eller via e-post innan ändringen börjar gälla.